POS системы. Что это такое?

Современному человеку для обеспечения личных потребностей необходимо всего лишь посетить магазин, в котором можно купить нужные предметы потребления. При этом продавцы стремятся привлечь как можно покупателей именно в свой магазин, поскольку именно от покупателя зависит благосостояние владельца торговой точки.

Если клиент не найдет то, что ему нужно или же не сможет приобрести товар по техническим причинам, то покупка не произойдет, а владелец торговой точки понесет убытки. В обратном же случае, если клиент купит нужный товар, и клиенту понравится уровень обслуживания и качество товара, то такой клиент запомнит понравившуюся ему торговую точку и посетит ее вновь впоследствии.

Одним из факторов, влияющих на уровень обслуживания клиента, является время обслуживания: если клиент вынужден длительное время стоять в очереди, то с большой вероятностью в будущем такой клиент выберет другую торговую точку для приобретения нужного ему товара.

Соответственно, владельцу магазина нужно автоматизировать (оснастить оборудованием и программным обеспечением) свою торговую точку таким образом, чтобы время на обслуживание клиента было минимальным. Процесс автоматизации заключается в использовании различного оборудования и программного обеспечения, объединенного в единую систему.

Именно такие системы, использующиеся для автоматизации торговых точек, принято называть POS-системами (POS - Point of Sale).

Что входит в состав POS-системы?

В рамках POS-системы обязательно используется онлайн касса и иное оборудование. В роли онлайн кассы может использоваться:

• фискальный регистратор – специальный принтер с фискальным накопителем;
• умная касса – смарт-терминал, сочетающий в себе функции  нескольких устройств (фискальный регистратор, интерактивный терминал и т.д.).

К иному используемому оборудованию относят:

• специальный POS-компьютер;
• POS-монитор;
• принтер чеков;
• сканер;
• выносная клавиатура;
• торговые весы;
• дополнительный дисплей для покупателя и т.д.

Для получения от клиента наличных денежных средств применяются денежные ящики, а для приема платежей по банковским картам нужны эквайринговые терминалы .

Также для автоматизации торговой точки используются различные виды ПО:

• кассовое программное обеспечение;
• товароучетная система;
• различные драйвера и утилиты;
• иное программное обеспечение (ЭДО  и т.д.).

Всё оборудование при помощи программного обеспечения объединено в состав системы таким образом, чтобы, например, при сканировании товара на кассе сканером, информация передавалась в компьютер, а также на POS-монитор и дисплей покупателя.  POS-компьютер, получив сигнал о том, что оплата за товар выполнена, передаст в онлайн кассу информацию о продаже товара, а онлайн касса отправляет фискальный чек в ОФД. Одновременно с отправкой электронного кассового чека в ОФД открывается денежный ящик, чтобы кассир убрал денежные средства, полученные от клиента, и онлайн касса печатает кассовый чек в бумажном виде. Информация о продаже также поступает из кассовой программы в товароучетную систему, которая учитывает уменьшение запасов.

От чего зависит выбор POS-систем?

Для выбора POS-системы необходимо определить условия будущей работы:

• Вид бизнеса.
• Габариты кассового места.
• Интенсивность потока покупателей.

Учет вида бизнеса необходим потому, что продажи в ресторанах, отелях или розничных магазинах существенно отличаются.

Например, в ресторане нужно учитывать стоимость и вес ингредиентов блюд, заказ должен отправляться на принтер чеков, находящийся на кухне, а при обслуживании клиента необходимо не запутаться в нумерации и расположении столиков (для этого программное обеспечение для ресторана наглядно покажет – где и кто находится).

Если бизнес включает в себя торговлю товарами, подлежащими обязательной маркировке, либо торговля товарами, подлежащими учету в различных государственных системах учета (ЕГАИС, «Меркурий» и т.д.), то сканер в составе POS-системы должен обязательно считывать 2D штрих коды.

Во-вторых, при определении состава оборудования нужно учесть характер рабочего места кассира. Оборудования зачастую много, оно разное, поэтому большое значение имеет правильное размещение всех устройств. Например, сканер, весы, выносная клавиатура и онлайн касса должны быть всегда «под рукой» у кассира. А POS-компьютер можно и убрать так, чтобы он не мешал другому оборудованию. Поэтому, если, например, POS-компьютер имеет крепление для монтажа, то его можно закрепить в стороне от рабочего места кассира (или даже под столом у кассира), т.е. там, где он не будет мешать кассиру и захламлять рабочее место кассира.

В условиях ограниченного рабочего места кассира можно использовать компактное оборудование, встраиваемые сканеры или весы и т.д.

Еще одним критерием для выбора POS-системы является интенсивность потока покупателей. Чем выше интенсивность – тем дороже применяемое оборудование, поскольку автоматизация кассового рабочего места должна быть более полноценной.

Пример 1.
Фискальный регистратор АТОЛ 1Ф, при самой низкой цене в линейке продуктов АТОЛ, не имеет в своем составе интерфейса для подключения денежного ящика, а значит, кассиру придется открывать ящик вручную в отличие, например, от фискального регистратора АТОЛ 30Ф, который имеет отдельный интерфейс для управления ДЯ (30Ф+). Также можно заметить, что скорость печати бумажного чека у АТОЛ 1Ф меньше.

Чем дешевле установленное на кассовом рабочем месте оборудование, тем больше придется кассиру работать руками. Поэтому бюджетное оборудование можно использовать только в тех розничных точках, где поток покупателей очень низок и большая очередь не может образоваться в-принципе. При больших количествах покупателей никакой экономии использование дешевого оборудования в автоматизации рабочего места кассира не принесет. Низкая скорость обслуживания покупателей неизменно скажется на доходности торговой точки, которая уменьшится. И наоборот, чем более автоматизировано кассовое место, тем меньше очередь, а кроме того тем меньше устают и допускают меньше ошибок в работе кассиры.

Пример 2.
Если поток покупателей в магазине не высокий, то можно на рабочее место кассира поставить просто торговые весы, и поручить кассиру вручную вносить в ПО данные о взвешенном товаре. А в торговых точках с высокой интенсивностью потока покупателей весы должны автоматически передавать информацию о взвешенном товаре прямо в программное обеспечение на кассовом рабочем месте. Для упрощения процедуры взвешивания в торговых залах крупных магазинов устанавливают весы самообслуживания с печатью этикеток, чтобы кассир в дальнейшем просто отсканировал этикетку на упаковке, взвешенной покупателем самостоятельно.